KI-Telefonassistent für Arztpraxen

Warum das Telefon hier so wichtig ist

Das Telefon ist in vielen Praxen die Hauptursache für Stress am Empfang. Dieselbe Person nimmt Patienten vor Ort auf, sucht Befunde heraus und soll gleichzeitig ans Telefon gehen. Besonders voll wird es morgens, nach dem Wochenende und in der Infektzeit.

Für Patienten ist die Praxis in dieser Zeit schlecht erreichbar. Wer niemanden erreicht, versucht es später erneut oder ruft bei einer anderen Praxis an. Jeder Wiederholungsanruf bindet den Empfang ein zweites Mal.

Ein Assistent kann Routineanliegen abfangen, damit die Medizinischen Fachangestellten mehr Zeit für die Menschen in der Praxis haben. Sinnvoll ist das nur, wenn medizinische Einschätzungen ausdrücklich beim Team bleiben.

Was beim Menschen bleiben sollte

• Jede medizinische Einschätzung und Dringlichkeitsentscheidung
• Mitteilung von Befunden und Laborwerten
• Gespräche mit besorgten oder verwirrten Anrufern
• Beschwerden und Abrechnungsfragen

So fangen Sie an

Starten Sie mit einem klar begrenzten Bereich, etwa Überlauf am Vormittag und Anrufe außerhalb der Sprechzeiten. Hören Sie die ersten Gespräche gemeinsam mit dem Team an und ergänzen Sie, was gefehlt hat.

Diese Fragen sollten Sie jedem Anbieter stellen

1. Liegt neben dem AVV eine Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 Abs. 4 StGB vor, und erstreckt sie sich auf alle Unterauftragnehmer einschließlich Sprach- und KI-Modellanbieter?
2. Wie erkennt das System Notfälle, welche Ansage folgt (112, 116117), und schätzt es Anrufer jemals medizinisch ein? Bitte Testprotokoll vorlegen.
3. In welches konkrete Praxisverwaltungssystem oder Terminsystem wird geschrieben, über welche Schnittstelle, und was passiert bei einer Doppelbuchung?

Anbindung an Ihre Software

Die KBV-Installationsstatistik für Allgemeinmedizin (Datenstand 30.09.2025) führt TURBOMED, CGM MEDISTAR, medatixx, T2med, x.isynet, Medical Office, x.concept, ALBIS und QUINCY WIN mit jeweils über 1.000 Installationen. Je Fachgruppe sieht die Liste anders aus.

Lassen Sie sich die Schnittstelle zu Ihrem System konkret zeigen: welche Felder werden geschrieben, und was passiert bei einem Fehler?

Was rechtlich zu beachten ist

• Ärzte zählen nach § 203 Abs. 1 Nr. 1 StGB zu den Berufsgeheimnisträgern. Mitwirkende Personen dürfen Kenntnis erhalten, soweit das für ihren Einsatz erforderlich ist. Offenbart eine mitwirkende Person unbefugt ein Geheimnis, macht sich nach Abs. 4 auch der Berufsträger strafbar, der nicht für ihre Verschwiegenheitsverpflichtung gesorgt hat. § 203 StGB
• Gesundheitsdaten sind besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO. § 22 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. b BDSG knüpft die Verarbeitung an ärztliches oder geheimhaltungspflichtiges Personal oder dessen Verantwortung. § 22 BDSG
• Anhang III Nr. 5 Buchst. d KI-VO erfasst als Hochrisiko unter anderem KI zur Triage von Patienten in der Notfallversorgung, anwendbar ab 02.12.2027. Ob eine Telefonvorsortierung in der Praxis darunter fällt, ist nicht geklärt. Anhang III KI-VO
• § 75 Abs. 1a SGB V verpflichtet die Kassenärztlichen Vereinigungen zu Terminservicestellen unter bundesweit einheitlicher Nummer. Die Vorschrift richtet sich nicht an die einzelne Praxis. § 75 SGB V

Für alle Branchen gelten außerdem die KI-Ansage und der Auftragsverarbeitungsvertrag. Keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Die Branche in Zahlen

Rund 98.000 vertragsärztliche Praxen und knapp 4.900 MVZ, rund 82 % davon Einzelpraxen (Stand 10/2025). Privatpraxen sind darin nicht enthalten.

Häufige Fragen